Chaos to Order: Tips om je administratie op orde te brengen
Is jouw administratie een stapeltje facturen hier, nog een bonnetje in de auto daar en ook nog een wat facturen in je mailbox? Ben je elk kwartaal bezig met een inhaalslag om je BTW aangifte te kunnen indienen? Wordt de drempel om met je administratie bezig te zijn steeds groter? Kortom je hebt echt geen plezier meer in dit stukje van het ondernemerschap.
Met de volgende tips kun je dit veranderen!
Verzamel alles
Verzamel alles en dan bedoel ik ook echt alles! Alle facturen, mails, herinneringen, brieven, belastingaanslagen enz. en leg deze op een grote stapel. Dit is misschien niet een klus waar je in eerste instantie heel blij van wordt, maar het gaat je echt verder helpen. Je weet nu waar je mee aan de slag moet en misschien is deze stapel wel kleiner dan dat je gedacht had.
Sorteren
Nu gaan we sorteren. Van één grote stapel gaan we verschillende kleine stapeltjes maken. Denk aan een stapel met:
- Inkoopfacturen
- Bonnetjes
- Herinneringen
- Belastingaanslagen
- Pensioenoverzichten
- Bankafschriften
- Jaaropgaves
- …
Actie
En dan is het tijd voor actie! Nu alles in stapeltjes verdeeld is, ga je de stapels één voor één wegwerken.
- Inkoopfacturen en bonnetjes laad je in je boekhoudsysteem. (Check gelijk even of ze er niet dubbel in staan.)
- Werk de bank bij / lees de bankmutaties in je boekhoudsysteem
- Koppel de bankmutaties met de inkoopfacturen en bonnetjes
- Als je alle bankmutaties gekoppeld hebt, kan het zijn dat je nog bonnetjes of facturen mist. Schrijf deze op je to-do lijst om op te zoeken en toe te voegen in boekhoudsysteem
- In je boekhoudsysteem kun je zien welke facturen nog niet betaald zijn, check deze met de herinneringen die je gehad hebt. Klopt dit of mis je nog facturen? Als je de factuur niet hebt schrijf je deze ook op je to-do lijst om op te vragen.
- Betaal al je rekeningen. Als blijkt dat je niet genoeg geld hebt, probeer dan een betalingsregeling met de leverancier te krijgen.
- Controleer ook even of al jouw klanten jou al betaald hebben. Is de afgesproken betalingstermijn voorbij en heb jij je geld nog niet gehad? Neem contact op met je klant!
- Stop de overige stapels in een map en als er dingen bij zitten die je niet helemaal begrijpt, zoals je pensioenopgave of een belastingaanslag, neem dan contact op met iemand die dit wel doet.
Als je bovenstaand allemaal hebt uitgevoerd is je administratie weer helemaal op orde. Nu is het natuurlijk de kunst om dit zo te houden! Plan elke week een administratie-moment in en voer bovenstaande stappen uit.
Je zult merken dat het je rust in je hoofd geeft als je weet dat je administratie op orde is.
Een ander voordeel van het op orde hebben van je administratie is dat je kunt gaan analyseren. Hoeveel winst heb je, welke kosten maak je en zijn die allemaal nodig?
Dus ga lekker aan de slag en heel veel succes!!